WELPPdesk

Welkom bij de WELPPdesk. In de diverse tabbladen zijn instructies te vinden voor het gebruik van WELPP.

WELPPdesk handleiding: Statussen

Wat betekenen de statussen in WELPP? Wat kan ik nog wijzigen wanneer een order of inslag een bepaalde status heeft? De WELPPdesk legt het hieronder uit.

Statussen in het orderscherm

Gepland

Er is voldoende voorraad en er is voorraad gereserveerd voor de order.

Wat je nog kunt wijzigen in deze order:
– Leverdatum
– Adresgegevens
– Vervoerdersoptie (deze wordt op basis van eigen inrichting automatisch gegenereerd)

In picking

Order is in status picking en in het Picking scherm verder te verwerken. Deze status omvat zowel ‘Klaar voor verwerking’ als ‘In verwerking’ van het picking scherm.

Wat je nog kunt wijzigen in deze order:
– Leverdatum
– Adresgegevens
– Vervoerdersoptie (deze wordt op basis van eigen inrichting automatisch gegenereerd)

Picked

Order is volledig gepicked. De order kan door naar de ordercontrole of er kan direct een pakbon en verzendlabel worden uitgeprint. De vervoerder kan nog gewijzigd worden.

Verzonden

Order is volledig verzonden. De orders in deze status worden standaard niet getoond. In het orderscherm kunnen orders via de ‘Zoek’-knop teruggevonden worden. Er kan niets meer gewijzigd worden.

Aangemaakt (afwijkende orderflow)

Wanneer een order niet volledig kan worden uitgeleverd, blijft de order op aangemaakt staan. Dit kan gezien worden als een backorder. Onder ‘Rapportage -> Tekort’ is een overzicht te vinden van het totaal van de artikelen binnen de status aangemaakt.

Wat je nog kunt wijzigen in deze order:
– Verwijderen van één of meerdere niet uitleverbare orderlijnen.
– Verwijderen van de gehele order. Bij deze actie wordt indien een deel van de order wél kan worden uitgeleverd, de reeds gereserveerde voorraad automatisch terug op locatie gezet.
– Artikelen en aantallen
– Leverdatum
– Adresgegevens
– Vervoerdersoptie (deze wordt op basis van eigen inrichting automatisch gegenereerd)

Deels gepland (afwijkende orderflow)

Een deel van de order kan gepland worden. Er is voorraad gereserveerd voor het deel dat gepland kan worden. Er zijn nu 2 opties:
1. Wachten tot er voorraad is en de order volledig plannen, zodat de order geen deelleveringen heeft.
2. Een pickopdracht aanmaken voor een deellevering. De order kan verder verwerkt worden voor het deel dat op voorraad is. Bij binnenkomst van nieuwe voorraad kun je de de order verder afhandelen door deze opnieuw te plannen.

Wat je nog kunt wijzigen in deze order:
– Verwijderen van één of meerdere niet uitleverbare orderlijnen.
– Verwijderen van de gehele order. Bij deze actie wordt indien een deel van de order wél kan worden uitgeleverd, de reeds gereserveerde voorraad automatisch terug op locatie gezet.
– Artikelen en aantallen
– Leverdatum
– Adresgegevens
– Vervoerdersoptie (deze wordt op basis van eigen inrichting automatisch gegenereerd)

Deels picked (afwijkende orderflow)

Een deel van de order is gepicked. Bij het aanmaken van een nieuwe pickopdracht kan de order verder afgehandeld worden.

Wat je nog kunt wijzigen in deze order:
– Leverdatum
– Adresgegevens
– Vervoerdersoptie (deze wordt op basis van eigen inrichting automatisch gegenereerd)

Deels verzonden (afwijkende orderflow)

Order is deels verzonden. Door de order opnieuw te plannen kan een nieuwe pickopdracht worden aangemaakt.

Statussen in het pickingscherm

Klaar voor picking

Er kan een pickopdracht worden aangemaakt. Alle WELPP App gebruikers kunnen deze order openen en verwerken.

In verwerking

In verwerking

Een WELPP App user is nu bezig met het verwerken van deze order. Een key user heeft de mogelijkheid om een order terug te zetten naar de status ‘Klaar voor picking’ met de knop ‘Stop verwerking’.

verwerking

Picked

Bij de order behorende pickbon is volledig gepicked. Meestal wordt voor 1 order 1 pickbon gebruikt, maar de order kan ook in delen gepicked worden. De status van de gehele order is terug te vinden in het orderscherm.

Geprint

Het verzendlabel van de pickopdracht is geprint. De orderstatus in het orderscherm staat nu op verzonden. Deze opdrachten zijn voltooid en worden niet standaard getoond in het picking scherm. Met de zoek knop kunnen deze orders worden teruggevonden.

Statussen in het inslagscherm

Aangekondigd

Met een aankondiging kunnen binnenkomende goederen worden aangemeld, eventueel door de leverancier zelf. Op moment van binnenkomst kan de vooraankondiging worden vergeleken met de werkelijke ontvangst. Wanneer in de WELPP App de aangekondigde inslag wordt geopend, gaat deze naar ‘In ontvangst’.

Wat je nog kunt wijzigen in deze ontvangst:
– Verwijderen van de ontvangst. Er wordt geen voorraad ingeslagen.
– Artikelen en aantallen
– Verwachte datum

In ontvangst

De goederen staan gereed om ingeslagen te worden. De inslag is opgepakt met de WELPP App of geprint via de browser om via papier af te handelen. De aangekondigde goederen kunnen nu worden gecontroleerd met de werkelijk ontvangen goederen.

Ontvangen

Order is volledig ontvangen. Deze inslagen worden standaard niet getoond, maar via de zoekfunctie kunnen deze worden teruggevonden.

Deels ontvangen (afwijkende inslagflow)

Wanneer er minder goederen worden ontvangen dan aangekondigd, zal deze status verschijnen. Wanneer de goederen later binnenkomen, kun je de inslag open laten. Wanneer de goederen niet meer binnenkomen, kan de inslag door een key user worden afgesloten.

Afgesloten (afwijkende inslagflow)

Wanneer het overgebleven deel van een inslag niet meer wordt ontvangen, kan op deze manier de inslag worden afgesloten middels de sluitknop. Dit is alleen mogelijk door key users.

WELPPdesk handleiding: Automatisch printen

Dit is de WELPPdesk handleiding voor het integreren van Printnode in WELPP. Printnode is het programma om automatisch vanuit de browser te printen.

Stap 1

Ga naar https://www.printnode.com/download/

Stap 2

Log in op de client van Printnode met de gegevens die je van WELPP ontvangt. Als je deze nog niet hebt, neem dan contact op.
























Stap 3

Je bent nu verbonden met de server van Printnode. Alle printers op je huidige PC worden automatisch gekoppeld met WELPP. Je dient nu een voorkeur aan te geven in WELPP, via Instellingen -> Algemeen -> tabje Printers. Via het dropdown-menu kan een standaard printer voor de inslagbon, picking bon, pakbon en het verzendlabel worden aangewezen. Let op: Als je de client op meerdere PC’s koppelt, kunnen netwerkprinters dubbel worden weergegeven. WELPP raadt om die reden aan om een aparte PC te gebruiken als printstation.

WELPPdesk handleiding: Koppel je Magento webshop in 6 stappen
Deze WELPPdesk handleiding begeleidt de klant door het installatieproces van de Magento plugin van WELPP. Met de WELPP plugin kan er een koppeling gemaakt worden tussen een Magento omgeving en WELPP. Hiermee kan zowel orders als voorraad gesynchroniseerd worden. De plugin wordt geleverd als een .zip bestand. Deze kan via het Magento plugin scherm geïmporteerd worden. De installatie wordt stap voor stap toegelicht. Tevens worden de mogelijke instellingen toegelicht. In 6 stappen is je webshop geïntegreerd!

Stap 1: Installatie & activatie

1.1 – Download de Magento plugin (klik hier)
1.2 – Log in op de backend van de webshop en navigeer naar de Magento Connect Manager.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 – Log in bij de Magento Connect Manager.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 – Kies bij ‘Direct package file upload’ de door WELPP geleverde .tgz van de plugin. Upload deze vervolgens.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 – Als alles goed is gegaan toont de volgende melding in het scherm. Klik refresh!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 – Controleer of de WELPP plugin er nu bij staat in de lijst. Zo niet, probeer nogmaals refresh.
1.7 – Log uit bij de Magento Connect Manager.

Stap 2: Vul de gegevens in

2.1 – Log uit bij de Magento Admin Panel.

 

 

 

 

 

 

2.2 – Log opnieuw in bij de Magento Admin Panel.

 

 

 

 

2.3 – Navigeer naar ‘Configuration’

 

 

 

 

 

 

 

2.4 – Ga vervolgens in het menu naar WELPP WMS Settings en vul de gegevens in (zie tabel onder afbeelding). Als deze er nog niet staat, log dan weer uit en in.

Customer Number ID van opdrachtgever in WELPP. Kan gevonden worden in WELPP onder Master Data -> Opdrachtgevers -> Kolom ‘Id’.
Apikey Kan worden gegenereerd in WELPP onder Master Data -> Gebruikers -> Nieuwe plugin gebruiker.
Apisecret Bijbehorend wachtwoord.
URL https://<jouwdomein>.welpp.nl/api/      (let op de https)
Orders: enabled Zet deze optie op ‘Yes’. Hiermee worden ieder kwartier de orders doorgezet naar WELPP.
Orders: Order status(ses) to send Kies hier op welke status orders vanuit de Magento webshop worden doorgezet naar WELPP.
Order status: enabled Hiermee worden de Track & Trace gegevens die in WELPP worden gegenereerd, ieder kwartier teruggekoppeld aan de webshop.
Stock sync Hiermee wordt de voorraad in WELPP teruggekoppeld naar de webshop. De volledige voorraad wordt iedere nacht om 03:00 gesynchroniseerd. Tevens wordt de voorraad per artikel geüpdate, wanneer een consument een artikel selecteert in de webshop.
Send unknown items Hiermee is in te stellen dat orders met onbekende artikelen niet naar WELPP worden verstuurd. Standaard worden orders met onbekende artikelen naar WELPP verstuurd. Met hold en unhold kan geprobeerd worden in Magento een order opnieuw naar WELPP te sturen.
Send shipping tag Bij Configuration -> Shipping Methods staan de Shipping Tags ingesteld. De Title met de Methode Name met een verbindingstreepje ertussen wordt de Shipping Tag. Bij Title Flat Rate en Method Name Fixed wordtFlat Rate – Fixed meegegeven aan WELPP. Let op: Als in WELPP geen Shipping Tags zijn ingericht, komt de order volgens de reguliere flow binnen. Als er in WELPP wel Shipping Tags zijn ingericht, maar deze komt niet overeen met de meegegeven Shipping Tag, komt de order in WELPP op “None”.

Stap 3: Synchroniseer de voorraad

3.1 – Zoals in het ‘Schema updates’ te zien, gebeurt bij Magento de voorraadsynchronisatie op twee manieren: Iedere nacht door middel van een cron job en realtime bij het openen van een artikel in de webshop. Het aanklikken van een artikel gaan we nu testen. Bekijk het vrije voorraadniveau in WELPP. Het artikel ‘Meetlint’ heeft op dit moment een vrije voorraad van 400.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 – De voorraad in Magento staat tevens op 400.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 – In WELPP kun je de voorraad verhogen door middel van een inslag. We hebben 100 nieuwe meetlinten ingeslagen. De vrije voorraad in WELPP wordt dan 500.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4 – Klik op het desbetreffende artikel in de voorkant van de webshop.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5 – De vrije voorraad vanuit WELPP is nu automatisch bijgewerkt in Magento.

Stap 4: Plaats een order

4.1 – Plaats vanuit de (test) frontend een order.
4.2 – Selecteer een artikel en kies voor Add to cart.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 – Klik op proceed to checkout

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.4 – Klik op continue.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.5 Vul geldige adresgegevens in.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.6 Klik op continue.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.7 Klik op Check / Money order. Zo kan de order handmatig worden getest.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.8 Plaats de order.

Stap 5: Test orders

5.1 – De order is nu pending. Dit betekent dat er nog niet is betaald. In een werkelijke situatie wordt de order automatisch doorgezet wanneer deze betaald is. We gaan nu de order handmatig betalen om deze naar WELPP te versturen. Klik op ‘View’.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2 – Klik op ‘Invoice’

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.3 – Klik op ‘Submit invoice’

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.4 – De order is nu naar WELPP verstuurd, zoals te zien in de 2 screenshots hieronder.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.5 Nadat de order in WELPP is verzonden, gaat binnen een kwartier de order in Magento naar ‘Complete’. 

Stap 6: Track & Trace informatie

6.1 Nadat de order in WELPP is verzonden, gaat binnen een kwartier de order in Magento naar ‘Complete’. Klik op ‘View’ om de Track & Trace code in te zien.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.2 Klik op ‘Track order’ om de Track & Trace code in te zien.

Schema updates

Variabele Communicatiestroom Update
Order Magento -> WELPP Ieder kwartier
Voorraad WELPP -> Magento De voorraad van artikelen in WELPP wordt iedere nacht om 03:00 gesynchroniseerd met Magento. Tevens vindt een realtime synchronisatie per artikel plaats, wanneer een consument een bepaald artikel aanklikt in de webshop.
Track & Trace code WELPP -> Magento Ieder kwartier

WELPPdesk handleiding: Koppel je Lightspeed (SEOshop) webshop in 5 stappen
Deze WELPPdesk handleiding begeleidt de klant door het installatieproces van de Lightspeed plugin van WELPP. Met de WELPP plugin kan er een koppeling gemaakt worden tussen een Lightspeed omgeving en WELPP. Hiermee kan zowel orders als voorraad gesynchroniseerd worden. De plugin kan direct worden gedownload vanaf de Lightspeed App Store. De installatie wordt stap voor stap toegelicht. Tevens worden de mogelijke instellingen toegelicht. In 5 stappen is je webshop geïntegreerd!

Stap 1: Installatie & activatie

1.1 Ga naar Lightspeed App Store. Schaf de App aan en ga naar App Store -> Partner Apps -> Klik op installeren van WELPP App. 

1.2 Log in en klik op Grant Access om de installatiehandleiding in Lightspeed te starten. Grant-access-Lightspeed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Vul de gevraagde gegevens in de tabel in. Deze API-gegevens kunnen worden gegenereerd in WELPP.
Ga naar Master Data -> Gebruikers -> Nieuwe Plug-in gebruiker toevoegen. De (Owner ID) is je unieke opdachtgevernummer in WELPP. De WELPP Apikey & Apisecret zijn je verborgen inlog gegevens. De URL is de WELPP omgeving die wordt gebruikt. Nadat je de gegevens hebt ingevoerd, klik je op Opslaan.

Stap 2: Synchroniseer de artikelen

Uw artikelcodes moeten in WELPP bekend zijn om te koppelen aan uw Lightspeed store. Deze moet overeenkomen met de artikelcode van het product in Lightspeed. U kunt de artikelen synchroniseren door op de aangegeven link in Lightspeed te klikken. Daarna wordt elke 24 uur een synchronisatie uitgevoerd met een check op nieuwe artikelen. 

Tip: Als de artikelsynchronisatie niet gebruikt wordt, kan een export vanuit Lightspeed worden gegenereerd. 
Onder Tools -> Exports -> Nieuwe export -> Producten.
Match deze export met het WELPP artikelsjabloon om deze vervolgens te importeren in je WELPP omgeving.

Stap 3: Synchroniseer de voorraad

Nadat stap 2 is afgerond en de artikelen bekend zijn in WELPP, kan nu de volledige voorraad worden gesynchroniseerd. Klik hiervoor op de aangegeven link in Lightspeed. Na de eerste synchronisatie wordt een automatisch synchronisatie gestart, dit gebeurt om de 12 uur.

Stap 4: Binnenkomende orders

4.1 Op het moment dat de klant een product betaald, wordt het proces in gang gezet.

Plaats-order-Lightspeed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2 Een betaalde order komt in Lightspeed binnen met de status ‘Klaar voor verzending’. Vervolgens komt de order ook automatisch binnen een minuut in WELPP te staan.

Wachten-op-verzending-Lightspeed

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 De order komt in WELPP binnen als ‘Gepland’. Wanneer deze afgehandeld wordt, zal dit ieder kwartier worden teruggekoppeld naar Lightspeed. Hierbij verstuurt WELPP automatisch de Track & Trace informatie naar Lightspeed, te zien in stap 5. 

Stap 5: Track & Trace informatie

5.1 In WELPP is het verzendlabel (of zijn de meerdere verzendlabels) afgedrukt. Bij verzendingen kun je de Track & Trace Track-trace-welppcode vinden.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2 De Track & Trace code is na een kwartier teruggekoppeld naar Lightspeed. Deze is te vinden in de orderdetails.

Track-trace-lightspeed-welpp

Schema updates

Variabele Communicatiestroom Update
Artikelen Lightspeed -> WELPP Iedere nacht om 00:00
Order Lightspeed -> WELPP Iedere minuut. Let op: Geannuleerde orders in Lightspeed worden niet gecommuniceerd naar WELPP. Hier dien je zelf rekening mee te houden. 
Voorraad WELPP -> Lightspeed De voorraad van artikelen in WELPP wordt iedere dag twee maal gesynchroniseerd na, te weten ‘s middags om 12:00 en ‘s nachts om 00:00. 
Track & Trace code WELPP -> Lightspeed Ieder kwartier.

WELPPdesk handleiding: Koppel je WooCommerce webshop in 6 stappen
Deze WELPPdesk handleiding begeleidt de klant door het installatieproces van de WooCommerce plugin van WELPP. Met de WELPP plugin kan er een koppeling gemaakt worden tussen een WooCommerce omgeving en WELPP. Hiermee kan zowel orders als voorraad gesynchroniseerd worden. De plugin wordt geleverd als een .zip bestand. Deze kan via het WooCommerce plugin scherm geïmporteerd worden. De installatie wordt stap voor stap toegelicht. Tevens worden de mogelijke instellingen toegelicht. In 6 stappen is je webshop geïntegreerd!

Stap 1: Installatie & activatie

1.1 – Download de plugin (klik hier)
1.2 – Log in als administrator op de webshop en navigeer naar ‘Plugins’.
1.3 – Klik op ‘Plugin uploaden’ en kies voor ‘Bestand kiezen’.

 

 

 

 

 

 

1.4 – De plugin is succesvol geïnstalleerd wanneer de onderstaande melding wordt getoond. Hier kan de plugin tevens direct worden geactiveerd. Dit kan ook wanneer je navigeert naar het menu ‘Plugins’ en klikt op ‘Activeren’.

Stap 2: Vul de gegevens in

2 – Open het menu item WICS – WELPP. De onderstaande gegevens dienen ingevuld te worden met gegevens vanuit WELPP.

Customer Number  ID van opdrachtgever in WELPP. Kan gevonden worden in WELPP onder Master Data -> Opdrachtgevers -> Kolom ‘Id’.
Apikey  Kan worden gegenereerd in WELPP onder Master Data -> Gebruikers -> Nieuwe plugin gebruiker.
Apisecret  Bijbehorend wachtwoord.
URL  https://<jouwdomein>.welpp.nl/api/      (let op de https)
Order status enabled  Vink deze optie aan voor ordersynchronisatie. De orders uit Woocommerce worden vanuit WELPP ieder kwartier doorgestuurd. Track & Trace codes worden ieder kwartier opgehaald.
Stock sync enabled  Vink deze optie aan voor voorraadsynchronisatie. De voorraad van artikelen in WELPP wordt 2 keer per dag nacht gesynchroniseerd in WooCommerce. Op het moment van activatie van de plugin wordt dit de eerste keer ingepland. Exact 12 uur later is het volgende moment. Dit is zelf te tweaken met het activeren / deactiveren van de plugin.
Send unknown items Hiermee is in te stellen dat orders met onbekende artikelen niet naar WELPP worden verstuurd. Standaard worden orders met onbekende artikelen naar WELPP verstuurd. Met een Retry kan geprobeerd worden in WooCommerce een order opnieuw naar WELPP te sturen.
Send shipping tag Bij WooCommerce -> Settings -> Shipping -> staan de Shipping Tags ingesteld. De Shipping method title wordt de Shipping Tag. Let op: Als in WELPP geen Shipping Tags zijn ingericht, komt de order volgens de reguliere flow binnen. Als er in WELPP wel Shipping Tags zijn ingericht, maar deze komt niet overeen met de meegegeven Shipping Tag, komt de order in WELPP op “None”.

 

Stap 3: Synchroniseer de voorraad

3.1 – Gebruik een bestaande (artikel)code vanuit WELPP.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 – Gebruik een artikelcode van WELPP en vul deze in bij inventory -> SKU en manage stock individualy in WooCommerce.

Stap 4: Plaats een order

4.1 – Plaats vanuit de (test) frontend een order als klant met een geldig adres.
4.2 – Selecteer een artikel en kies voor Add to cart.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 – Klik op proceed to checkout

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.4 – Vul de adresgegevens van de ontvanger in. De postcode moet corresponderen met de straatnaam en het huisnummer. Deze controle zal plaatsvinden als een order is geëxporteerd naar WELPP.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.5 De order is succesvol aangemaakt. Eventuele notities worden ook meegegeven aan WELPP en kunnen gevonden worden bij het notitieoverzicht van de order. 

Stap 5: Test orders

5.1 – Als in een live-situatie een order betaald is, wordt deze doorgezet naar WELPP. Om dit na te bootsen, log in als administrator en open het order overzicht.
5.2 – Selecteer de net geplaatste order en kies voor processing (onder het menu item Bulk Actions) en klik op apply.

 

 

 

 

 

 

5.3 – Controleer met de export status of de order geëxporteerd is naar WELPP.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.4 – Indien dit gelukt is, klik op ‘mark completed’ om de order af te sluiten. 

Indien dit niet gelukt is bijvoorbeeld vanwege een onjuist adres, verbeter het adres en klik de knop ‘Export’ om de order alsnog te exporteren naar WELPP.

Stap 6: Track & Trace informatie

6.1 – Handel de order in WELPP af of via de WELPP app (alleen voor key users en users), zodat er een shipment wordt aangemaakt. Wanneer de order is afgehandeld, wordt er een Trace & Trace link ontvangen. Deze is te zien bij ‘Verzendingen’ in WELPP.

 

 

 

 

 

 

 

6.2 – Klik na een kwartier op de aangemaakte order en controleer de Track & Trace link.

Schema updates

Variabele Communicatiestroom Update
Order WooCommerce -> WELPP Ieder kwartier
Voorraad WELPP -> WooCommerce De voorraad van artikelen in WELPP wordt 2 keer per dag gesynchroniseerd met WooCommerce. Op het moment van activatie van de plugin wordt dit de eerste keer ingepland. Exact 12 uur later is het volgende moment. Dit is zelf te tweaken met het activeren / deactiveren van de plugin.
Track & Trace code WELPP -> WooCommerce Ieder kwartier

WELPPdesk handleiding: Locaties, Artikelen en Orders importeren
In WELPP is het via Master Data -> Importeren voor key users mogelijk om artikelen, locaties, inslagen en orders via CSV te importeren. Download daar eerst het gewenste sjabloon. De kolommen uit het sjabloon kunnen als ‘puntkomma’ of met ‘komma’ gescheiden worden. De Nederlandstalige Excel vraagt om een ‘puntkomma’. In dit artikel worden de mogelijkheden, restricties en tips uitgelegd. 

Locaties importeren

  • Alle kolommen met een asterix (*) zijn verplichte velden.
  • Locatienaam en locatiewaarden moeten uniek zijn.
  • Tekst tussen de haakjes in de header is voorbeeld data voor de gebruiker, bijv. voor ‘Type of location (pick/bulk)’ kan pick of bulk ingevuld worden. Let op: Dit is een hoofdlettergevoelig veld.
  • Het coördinaat voor de optimale looproute wordt na de import in WELPP automatisch berekend.

 

Download voorbeeldbestand (location)

Artikelen importeren

  • Alle kolommen met een asterix (*) zijn verplichte velden.
  • De artikelcode moet uniek zijn. Je kunt dus (nog) geen artikelen updaten via de CSV. Dat zal via de API of in WELPP zelf dienen te gebeuren.
  • De EAN-code is een barcode die gekoppeld is aan het artikel, zodat deze scanbaar is tijdens het logistieke proces.
  • In de kolom ‘Minimum stock’ kan een minimumvoorraad worden aangegeven. In WELPP is een overzicht beschikbaar met de artikelen die onder het gewenste minimum voorraadniveau zitten.
  • Voor de kolom ‘Is item preservable (true/false)’ kan true of false ingevuld worden. De waarde true wil zeggen dat een artikel een houdbaarheidsdatum heeft, waar bij inslag naar gevraagd zal worden. Let op: Dit is een hoofdlettergevoelig veld.
  • Voor de kolom ‘Type of item (ST/DS/PAL)’ kan de waarde ST, DS of PAL worden ingevuld. Dit geeft aan of het artikel in stuks (ST), dozen (DS) of pallets (PAL) wordt opgeslagen. Let op: Dit is een hoofdlettergevoelig veld.
  • Vergeet ten slotte in WELPP niet aan de geven voor welke opdrachtgever de artikelen dienen te worden ingelezen.

 

Download voorbeeldbestand (item)

Inslagen importeren

  • Alle kolommen met een asterix (*) zijn verplichte velden.
  • Er kunnen maximaal 500 inslagregels tegelijk worden geïmporteerd. Dit in verband met de performance van de applicatie.
  • Wanneer een regel onder de inslag dezelfde inslagreferentie bevat, wordt dit gezien als een tweede inslagregel. De verwachte datum wordt dan meegenomen uit de hoofdregel.
  • De inslagreferentie moet uniek zijn per opdrachtgever.
  • De inslagreferentie mag maximaal 20 tekens bevatten.
  • De Expected Date (verwachte inslagdatum) mag niet in het verleden liggen bij het aanmaken of het inlezen van een inslag. Het mag wel dezelfde dag zijn.
  • Vergeet ten slotte in WELPP niet aan de geven voor welke opdrachtgever de inslagen dienen te worden ingelezen.
  • Artikelen dienen te bestaan in WELPP.
  • Artikelcodes zijn hoofdlettergevoelig.
  • Artikelbeschrijving wordt -indien niet ingevuld in het template-, zelf ingevuld met de artikelgegevens in WELPP.

 

Download voorbeeldbestand (inbound)

Orders importeren

  • Alle kolommen met een asterix (*) zijn verplichte velden.
  • Er kunnen maximaal 500 orderregels tegelijk worden geïmporteerd. Dit in verband met de performance van de applicatie.
  • Wanneer een regel onder de order dezelfde orderreferentie bevat, wordt dit gezien als een tweede orderregel. Alle ordergegevens behalve artikelcode, artikelbeschrijving en hoeveelheid worden overgenomen van de hoofdregel.
  • Artikelen hoeven nog niet te bestaan. Een order die ingelezen wordt zonder bekende artikelen, komt op aangemaakt te staan. Later kunnen dan artikelen worden ingelezen en voorraad worden ingeslagen, om de order opnieuw te plannen. 
  • Artikelcodes zijn hoofdlettergevoelig.
  • Artikelbeschrijving wordt -indien niet ingevuld in het template-, zelf ingevuld met de artikelgegevens in WELPP.
  • De orderreferentie moet uniek zijn per opdrachtgever.
  • De orderreferentie mag maximaal 20 tekens bevatten.
  • De Delivery Date (gewenste leverdatum) mag niet in het verleden liggen bij het aanmaken of het inlezen van een order. Het mag wel dezelfde dag zijn.
  • Voor de kolom ‘Country iso code (NL/BE/DE/etc)’ dient te worden aangegeven waar de order naartoe verzonden dient te worden. In WELPP is het wel noodzakelijk dat via de verzendoptie voor de desbetreffende landen al is ingesteld. Let op: Dit zijn hoofdlettergevoelige velden.
  • Er kan een notitie aan een order worden gekoppeld, die op de pickbon / pakbon kan worden geprint. Lees daar meer over in dit artikel.
  • Vergeet ten slotte in WELPP niet aan de geven voor welke opdrachtgever de orders dienen te worden ingelezen.

 

Download voorbeeldbestand (order)

WELPPdesk handleiding: FTP Import Module
In de FTP Import Module WELPP is het mogelijk om inslagen (vooraankondigingen) / orders via CSV automatisch te importeren. Gebruik hiervoor het sjabloon uit de CSV Import Module. In dit artikel worden de FTP mogelijkheden, restricties en tips uitgelegd. Voor het gebruik van de FTP Import Module is een eigen / hosted FTP server nodig om de bestanden te versturen naar WELPP. 

Stap 1: Installatie en configuratie FTP folders

1.1 – Gebruik een FTP programma. In dit voorbeeld gebruiken we de FileZilla FTP client.

1.2 – Vul de gegevens in voor de ‘Nieuwe site’ of ga voor ‘Snelverbinden’ en connect met je FTP-server.

Host Vul hier de hostnaam (server naam) in..
Gebruikersnaam Hier vul je de FTP-user in. Dit moet een user zijn die alle rechten heeft om mappen te bewerken. .
Wachtwoord Bijbehorend wachtwoord.
Poort Poortnummer dat gebruikt wordt. Standaard is het vaak poort 21.

Gegevens-FTP-WELPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 – Rechtsonderin kun je nu een mapnaam aanmaken. In het onderstaande voorbeeld heet deze ‘WELPP’.

Map-aanmaken-FTP-WELPPMap-aangemaakt-WELPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 – Per opdrachtgever waarvoor je de FTP-server wilt gebruiken, maak je een map aan met het ‘Opdrachtgever ID’. In WELPP vind je (als key user) onder Master data → Opdrachtgevers → Kolom ‘ID’ vind je het ID-nummer van een opdrachtgever.

ID-opdrachtgever-FTP-WELPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5 – Maak voor elke opdrachtgever ID de folders inbounds en orders aan. Maak vervolgens in de map inbounds en orders de mappen archive en error aan. De FTP folderstructuur ziet er als volgt uit. Links zie je de structuur, rechts zie je de daadwerkelijke aangemaakte mappen voor opdrachtgever 1, 10 en 72. 

Paden-FTP-WELPP

Structuur-FTP-WELPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 – Klik op Instellingen → Algemeen → FTP import.
1.7 – Vul de gegevens in van je FTP-server en de user. Daarnaast vraagt WELPP om het pad en het scheidingsteken. Het pad is in het voorbeeld /WELPP . Let op: Dit is hoofdlettergevoelig. Voor het scheidingsteken kies je hoe je de CSV kolommen wilt scheiden. Klik op de opslaan knop. Controleer of er verbinding gemaakt kan worden met de FTP server. Klik op de knop ‘Test connectie’. Controleer tevens of het pad correct geconfigureerd is. Klik op de knop ‘Test pad’. Als dit in orde is, kunnen we bestanden gaan uploaden.

Instellingen-FTP-WELPP

Stap 2: Bestanden uploaden

2.1 – Upload het juiste bestand in de map ‘inbounds’ of ‘orders’, afhankelijk van wat je wilt uploaden. Dit kan door middel van slepen of rechtermuisknop en ‘upload’. Na 15 minuten komt het bestand automatisch in het archief of wordt er een error aangegeven. 

Upload-inbound

Stap 3: Resultaten bekijken

3.1 – Als de inslag of order succesvol is verwerkt, gaat het bestand naar archive. Zie daarvoor het onderstaande voorbeeld. 

Upload-inbound-succesvol

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 – Je ziet nu de inslag of order in WELPP staan.

Inslagen-in-WELPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 – Als het bestand niet succesvol is geüpload naar WELPP, gaat deze naar de map “error”. Hier vind ook een TXT-bestand met de foutmelding vanuit WELPP. In het onderstaande voorbeeld, bestaat een bepaalde inslagreferentie al in WELPP.

WELPPdesk handleiding: Personaliseren van de pakbon

Hier komt binnenkort meer informatie over het personaliseren van de pakbon.